Để quản trị được hàng tồn kho hiệu quả thì phải trả lời được hai câu hỏi? Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt hàng? Dưới đây là những gợi ý dành cho bạn.
Như đã biết, trong một doanh nghiệp thì hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường thì giá trị hàng tồn kho sẽ chiếm đến 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Vì thế,, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong trong quản trị.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói một cách dễ hiểu thì hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ để công ty. Nó được hiểu là tài sản ngắn hạn. Thường sẽ chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân loại hàng tồn kho:
Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại:
- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
- Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.
Ba loại hàng tồn kho tùy thuộc công ty này đến công ty khác mà duy trì khác nhau. Nó phụ thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp.
Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư. Chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất.
Mục đích lưu trữ hàng tồn kho
Tại sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu trữ khá đắt? Theo câu trả lời của các Nhà nghiên cứu thì sẽ có ba lý do chính của việc giữ hàng tồn kho: Cụ thể:
Dùng để giao dịch
Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản xuất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp đảm bảo được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.
Dùng cho dự phòng
Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là một tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán. Sẽ có những bức phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm nào đó. Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm. Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những thay đổi khôn lường.
Dùng đầu cơ
Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn.
Lợi ích và chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho
Lợi ích lưu trữ hàng tồn kho
Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp. Những lợi thế quan trọng nhưng không hạn chế có thể kể đến như:
Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh
Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Giảm chi phí đặt hàng
Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ.
Đạt được hiệu quả sản xuất
Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Có thể nói rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro không lường trước được .Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định. Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho.
Chi phí lưu trữ hàng tồn kho
Phân ra làm hai loại:
Chi phí nguyên liệu
Bao gồm:
- Phí thu mua nguyên liệu
- Tiền lương cho nhân viên quản trị hành chính
- Hóa đơn, văn phòng phẩm
Chi phí thực hiện
Bao gồm:
- Lưu trữ hoặc vận chuyển hàng hàng hóa tồn kho
- Phí bảo hiểm rủi ro trọn gói
- Phí thuê mặt bằng
- Tiền lương cho nhân công
- Phí hao mòn, mất trộm…
- Phí cơ hội. Điều này có nghĩa: khoản tiền dành cho hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Do đó mà sự mất mát của việc thu lại cũng có thể được xem như một chi phí cơ hội.
Tại sao phải quản trị hàng tồn kho?
Có 2 mục đích chính:
Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có
Đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Sự dư thừa hàng tồn kho làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa.
Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho
Việc quản trị hàng tồn kho sẽ giúp giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm.
Trên đây là những chia sẻ của Vận tải Phượng Hoàng về hàng tồn kho và cách quản trị hàng tồn kho. Mong bài viết sẽ giúp ích cho quý Doanh nghiệp trong việc quản lý hàng tồn kho cho Doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, quý khách có nhu cần vận chuyển hàng hóa, có thể liên hệ ngay cho Nhân viên Kinh doanh Phượng Hoàng.
Thông tin chi tiết, Quý khách vui lòng liên hệ:
HOTLINE: 0931 85 39 59 – 0909 71 39 59
+ Kho Bãi TP. HCM: 25 Quốc Lộ 1A, An Phú Đông, Quận 12, Tp HCM.
+ Kho Đà Nẵng: 555C Trường Chinh, Đà Nẵng
+ Kho Hà Nội: Số 1 Phố Thúy Lĩnh, Hoàng Mai, Hà Nội