Khi vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là vận chuyển hàng hóa liên tỉnh giấy tờ đi đường là một phần không thể thiếu. Bởi đây là cơ sở để xác minh sự hợp tác giữa người gửi hàng đến với đơn vị vận chuyển. Đồng thời cũng thể hiện sự tiếp nhận của đơn vị vận chuyển đối với món hàng của người gửi. Vậy khi vận chuyển hàng hóa trong nước, cần có những giấy tờ cơ bản gì? Hãy cùng tìm hiểu xem nhé!
Giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa trong nước
Đối với bên gửi hàng
Theo thông tư số 94/2003/TTLT , hàng hóa trên đường vận chuyển phải có hóa đơn, chứng từ kèm theo chứng minh nguồn gốc Hàng hóa là hợp pháp ngay tại thời điểm kiểm tra và cụ thể như sau:
Cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập hợp đồng nhưng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần bán hàng , từng loại hàng…
Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ: phải có giá trị gia tăng hoặc hợp đồng bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng đã xuất bán.
Hàng hóa xuất giao cho đại lý bán đúng giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng có thể sử dụng 1 trong hai cách lập HĐ, chứng từ như sau:
- Sử dụng HĐ giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng
- Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ
Cơ sở kinh doanh xuất nguyên liệu đưa đi gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất hàng đưa gia công kèm theo hợp đồng gia công. Khi trả lại, cơ sở gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo hợp đồng gia công.
Hàng hóa của công ty đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm phải có lệnh điều động nội bộ cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho người vận chuyển.
Đối với hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán phải có 1 trong các loại hợp đồng như: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường.
Các sản phẩm là hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập Hợp đồng bán hàng bao gồm:
– Các cơ sở mua sản lâm, thủy, hải sản do người dân sản xuất, khai thác phải lập hợp đồng thu mua hàng lâm sản, thuỷ, hải sản, nông sản theo theo mẫu số 06/TMH-3LL ban hành kèm theo Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính.
– Đối với đồ dùng của cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi bán phải lập bảng kê mua hàng, nhận hàng ký gửi bán
Hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hạch toán hoặc ngược lại phải có:
– Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng;
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ.
Vận đơn hàng hóa
Vận đơn hàng hóa là một thành phần không thể thiếu trong các hình thức vận chuyển khác nhau. Bởi vì đây được xem là hóa đơn để xác minh được hàng hóa đã được đơn vị giao nhận nhận hàng và đảm bảo mang hàng đến với người nhận một cách đúng giờ chu đáo nhất.
Nói về vận đơn thì thực sự cũng không phải là loại giấy tờ phức tạp, vì vận đơn cũng giống như là hóa đơn. Sau khi làm hết mọi thủ tục gửi hàng, đơn vị nhận ship hàng sẽ gửi hóa đơn cho bạn. Hóa đơn đó được xem là vận đơn, bạn hãy giữ kỉ nó vì để có thể xác minh lại với đơn vị vận chuyển phòng khi có rủi ro gì xảy ra đối với hàng hóa của bạn. Vận đơn sẽ bao gồm thông tin người gửi, thông tin hàng hóa và thông tin cước phí.
Các loại hóa đơn
Hóa đơn (bao gồm VAT) là một chứng từ không thể thiếu. Người gửi sẽ giữ hóa đơn này phòng khi có trục trặc gì xảy ra đối với hàng hóa thì có giấy tờ để xác minh lại với dịch vụ vận chuyển. Bên cạnh đó, giấy tờ này còn liên quan trực tiếp khi bạn kê khai chi phí vận chuyển hàng hóa. Đây là một giấy tờ cực kỳ quan trọng, bạn cần phải giữ thật kĩ càng.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Nếu hàng hóa của bạn được lấy từ kho của doanh nghiệp thì cần phải có phiếu xuất kho để xác minh rằng hàng hóa đã được ra khỏi kho, từ đó kế toán của thể dễ dàng hạch toán hơn.
Đối với Đơn vị vận tải
Hợp đồng vận chuyển
Đối với những doanh nghiệp là đối tác lớn, đòi hỏi cần phải có hợp đồng và quy định một cách rõ ràng. Hợp đồng vận chuyển này thường là dành cho một lô hàng cần được vận chuyển đến nơi. Hợp đồng này sẽ xác minh rõ quyền hạn và trách nhiệm của hai bên trong việc vận chuyển hàng hóa, từ đó có thể dễ dàng thanh lý hợp đồng mà không vướng mắc những quy định
Giấy tờ xác minh kinh doanh vận tải
Đây là giấy tờ dành cho đơn vị kinh doanh dịch vụ vận chuyển này. Đây là điều bắt buộc đối với doanh nghiệp muốn kinh doanh ngành nghề này một cách hợp pháp. Những giấy tờ này bao gồm:
- Giấy tờ xe (Giấy đăng ký xe, giấy chứng nhận bảo hiểm, sổ nhật trình chạy xe,…)
- Giấy tờ của chủ phương tiện (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh)
- Giấy tờ của người điều khiển phương tiện
Giấy đi đường là gì?
Giấy đi đường thường được cấp cho xe kinh doanh vận tải hàng hóa, nó được cấp cho từng chuyến hàng, cho từng xe, làm chứng từ cho phương tiện vận chuyển. Giấy đi đường này thường được sử dụng để ủy quyền cho những chuyến xe hàng đi tỉnh. Trong giấy đi đường này sẽ có cập nhập nơi đi, nơi đến, phương tiện sử dụng, số ngày công tác, lý do lưu trú,… Loại giấy này sẽ xác minh một cách rõ ràng hành trình của chuyến xe để dễ dàng kiểm soát hơn.
Trên đây là những quy định về giấy tờ đi trên đường dành cho các Công ty Kinh doanh vận tải và Doanh nghiệp gửi hàng. Nếu bạn có thắc mắc hoặc có nhu cầu vận chuyển hàng Bắc Nam, hãy liên hệ ngay với nhân viên Kinh doanh Phượng Hoàng để nhận được tư vấn và báo giá.
Thông tin chi tiết, Quý khách vui lòng liên hệ:
HOTLINE: 0931 85 39 59 – 0909 71 39 59
- Kho Bãi TP. HCM: 325/11A Quốc Lộ 1A, An Phú Đông, Quận 12, Tp HCM.
- Kho Đà Nẵng: 555C Trường Chinh, Đà Nẵng
- Kho Hà Nội: Số 1 Phố Thúy Lĩnh, Hoàng Mai, Hà Nội